Le spécialiste PME : Maintenance - Dépannage - Réparation - Vente - Installation - Assistance

Le logiciel de gestion intégrée Cogia est destiné aux entreprises disposant de 1 à 20 postes de travail, au siège, en déplacement ou en télétravail.

Il regroupe en un seul logiciel les fonctions achats, ventes, stocks, comptabilité et bien d’autres fonctions. Les liaisons entre les fonctions sont automatiques et en temps réel, chaque utilisateur dispose de toutes les informations de gestion sans délai, quel que soit son lieu de connexion.

Modes d’utilisation supportés par le logiciel :

• Mono-utilisateur sur poste Windows ou clé USB  : vous travaillez seul (1 poste) sur l’application, vous êtes travailleur indépendant, artisan ou prestataire de services. Vos besoins en assistance sont limités et ponctuels.

• Multi-utilisateurs sur réseau local de base : vous travaillez à plusieurs (2 à 20 postes) sur l’application, vous disposez d’un réseau local avec serveur Windows 2003S sur lequel est installé la base de données HF/CS, vous ne disposez pas d’accès depuis l’extérieur pour des raisons de sécurité. Un partenaire de proximité assure l’installation, l’administration du serveur, de la base de données, les contrôles et supervise la sécurité.

• Multi-utilisateurs sur réseau étendu : vous disposez d’un réseau local sans serveur (2 à 10 postes) avec un accès Internet, la base de données HF/CS est hébergée chez un prestataire spécialisé. Les utilisateurs travaillent à plusieurs sur l’application depuis le réseau local et depuis l’extérieur (1 à 10 postes en plus) depuis leur portable ou une clé USB. L’administration de la base de données, les contrôles et les sauvegardes sont effectués par Cogia ou un partenaire, aucun administrateur interne n’est requis.

• Multi-utilisateurs sur réseau local sécurisé  : vous disposez d’un réseau local avec un serveur Windows 2003S sur lequel est installé la base de données HF/CS, d’un second serveur sur lequel est installé le portail Citrix Essentials et des dispositifs de sécurité et de connexion VPN nécessaires pour garantir la sécurité. Les utilisateurs travaillent à plusieurs sur l’application depuis le réseau local et depuis l’extérieur en interface Web. En plus du partenaire de proximité vous disposez en interne d’un administrateur réseau et sécurité.

Présentation générale de l’application

• La bibliothèque d’écrans et d’imprimés permet d’adapter le logiciel à la structure de l’entreprise commerciale, de services ou de production. Une personnalisation du code au niveau de l’utilisateur peut être réalisée par tout informaticien de proximité connaissant les outils de PcSoft, en particulier Windev en Version 12.

• La configuration préconisée se compose de postes de travail "clients lourds", c’est à dire d’ordinateurs de bureau ou portables sous Windows XP ou Vista (toutes versions de Vista, depuis la version Home Basic) et d’une connexion Internet.

• La base de données est hébergée chez un opérateur spécialisé qui en assure la disponibilité et la sécurité. L’administration, les contrôles d’accès et de cohérence peuvent être confiés à COGIA ou un prestataire externe à l’entreprise.

• L’ensemble des traitements, exceptée la gestion de la base de données, est réalisé sur le poste de travail, contrairement au mode ASP ou Web, ce qui garanti la répartition optimale de la charge entre le serveur, le poste client et la bande passante réseau et Internet. Un simple copier/coller de l’application est nécessaire à son installation, qui peut être réalisée sur une clé USB.

• La durée moyenne d’utilisation de la gestion intégrée Cogia est de 8 années. Le groupe Julliard, entré à la bourse de Paris en 2005, l’utilise pour la gestion de toutes ses activités depuis 20 ans. La société BAC SAS, certifiée ISO, poursuit sa croissance depuis 15 ans et satisfait aux exigences de traçabilité de ses donneurs d’ordre en utilisant exclusivement notre logiciel.

• Le coût d’utilisation, incluant la licence, les services d’assistance et d’administration ne dépasse généralement pas 2.000 € HT par an et par poste utilisateur. Aucun investissement en serveur, système de sauvegarde et administration réseau n’est nécessaire si la solution hébergée est retenue.

• Une étude de conformité est systématiquement réalisée par Cogia avant toute proposition d’installation : analyse de l’installation actuelle, adaptabilité à l’activité et aux méthodes des utilisateurs, évaluation des spécificités de l’entreprise à équiper.

Base de données client/serveur accessible par Internet

L’administration distante de la base de données, les sauvegardes quotidiennes et les contrôles préventifs planifiés font partie des prestations complémentaires proposées par COGIA, sur les serveurs internes du client accessibles par Internet ou chez un hébergeur spécialisé agréé HF/CS.

Historique des modifications des informations

La base de données conserve dans ses journaux l’historique des modifications apportées aux informations. Dans l’application un clic droit sur le champ de saisie permet d’afficher cet historique et d’en connaitre la date et le poste d’origine. 

Traçabilité des informations

Pendant la saisie des documents, une fenêtre de saisie d’informations complémentaires peut être renseignée par des données de traçabilité. Une fonction disponible depuis le bureau de l’application permet d’effectuer une recherche comme par exemple sur une codification, n° de série ou code barre. 

Liens clicables en visualisation avant impression

Des liens clicables sur les états permettent de déclencher des fonctions depuis la fenêtre de visualisation. Ils sont identifiables par une étoile. La navigation dans l’application est plus simple et plus intuitive. 

Enregistrement de documents externes dans la base

Les documents tels que textes, photos, tableaux peuvent être inclus dans des "conteneurs" rattachés aux fiches clients, fournisseurs ou articles. Ces "conteneurs" sont classés dans arborescence à droite sur les fiches. Pour enregistrer un nouveau document Word ou Excel, il suffit de le faire glisser dans le conteneur. Pour les photos un copier/coller peut être utilisé. Il est également possible de stocker des liens hypertextes dans les conteneurs. 

Suivi des opérations à effectuer sur les documents

L’écran de saisie des filtres permet de sélectionner les différents types de documents sur lesquels l’utilisateur peut effectuer un travail. 

Personnalisation du code au niveau de l’utilisateur

Pour personnaliser l’application à l’organisation de l’entreprise et les traitements en fonction des droits de l’utilisateur, il est possible de saisir du code complémentaire sur chaque écran. Ces adaptations sont réalisées au niveau du poste utilisateur. 

Prise en main de la version d’évaluation

• Etape 1 : Cliquer sur le bouton "Télécharger" et enregistrer l’application sur le disque dans un dossier (par exemple : c :\cogia).

• Etape 2 : Lancer l’application, plusieurs fichiers seront extraits et placés dans le dossier d’exécution. L’application tentera ensuite de se connecter sur notre serveur de test. Un échec de connexion peut provenir de votre pare-feu.

• Dans cette version, vous ne pouvez pas changer d’utilisateur, ni de dossier. La saisie des initiales est obligatoire, laisser la zone "Code d’accès" à blanc, puis valider pour afficher le menu principal de l’application.

• Pour débuter, choisir l’option "Saisie / Clients" et cliquer sur la loupe en haut à gauche pour lancer la recherche.